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Medidas a tomar de cara al presupuesto de 2020

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Talentia

En 2020 el presupuesto se deberá elaborar de manera fiable y sencilla. Aunque el 87% de las empresas siguen utilizando Excel para realizar el presupuesto cada año. Sin embargo, esto no supone una sorpresa, pero sí una pérdida de tiempo de semanas para las empresas. La situación de las organizaciones es crítica, puesto que en más del 40 % de los casos, un nuevo ejercicio comienza y el presupuesto no está terminado ni validado.

Asegurar los datos en el presupuesto de 2020

Si bien es cierto que Excel es una herramienta bastante flexible, en cuanto a seguridad la cosa cambia. Es bastante fácil perder datos. Esta desaparición de datos se multiplica de forma exponencial sin explicación aparente principalmente cuando hablamos de consolidar tablas de diferentes departamentos que necesitan ser ensambladas. Además, la elaboración del presupuesto es una tarea generalmente colaborativa entre las partes interesadas en la empresa. Si cada trabajador tiene su propio documento o sistema de trabajo, en el caso de un cambio por parte de la dirección, son muchos los archivos que habrá que modificar.

Este tipo de gestiones ralentizan los procesos y el riesgo de errores es bastante elevado. Con una herramienta que permita elaborar el mismo libro de trabajo introduciendo varias piezas de información la colaboración se vuelve mucho más fácil. Además, si la herramienta cuenta con una base de datos común, que asegure las diferentes informaciones, y con procesos de validación, se garantiza la fiabilidad del presupuesto. Esta es la garantía de trabajar más serenamente sobre las mismas cifras sin distorsiones ni errores inducidos por la aglomeración de datos procedentes de diversas fuentes.

La comunicación interna es clave

La complejidad de la tarea de elaborar los presupuestos es innegable. Cuanto más compleja es una organización, más complejas son las hojas utilizadas en el proceso de presupuestación. ¿Es posible un presupuesto colaborativo con muchísimas hojas de Excel? Claramente, si queremos resultados óptimos, la respuesta es no. Este sistema no permite el intercambio de información ni el conocimiento necesario para que las distintas partes puedan trabajar de forma sencilla. Por tanto, enfocarse en los objetivos a alcanzar con esos presupuestos y en la conformación de una estrategia se vuelve una tarea muy compleja.  Las hojas de Excel colocan a las organizaciones en una zona de riesgo, porque al final son sólo sus autores los que son capaces de explotarlas plenamente.

Y sin embargo, a pesar de estas dificultades, las empresas siguen favoreciendo el uso de Excel. Obviamente, están apegadas a sus hábitos aunque no sean eficientes en términos de tiempos de producción y seguridad de datos. Esto puede deberse a que, en términos más generales, las herramientas de elaboración de presupuestos se perciben como costosas y difíciles de implementar. Sin embargo, con soluciones software como la de Talentia ya no es así.

La solución de Talentia Budgeting & Planning cuenta con múltiples beneficios:

Pasar de la cooperación a la colaboración; Mejorar la fiabilidad de las previsiones presupuestarias; Alinear los presupuestos operativos con los objetivos de la empresa; Prever los resultados financieros; Personalizar todas las reglas de gestión; por último, disponer de análisis en tiempo real.

Una Plataforma para el Análisis y el Control de los Presupuestos de las Compañías

La solución Talentia Budgeting & Planning cubre todas las etapas clave del proceso presupuestario, desde la recopilación de la información hasta la automatización de la agregación del presupuesto y el forecast, además de generar informes para obtener un análisis del rendimiento detallado. Y cuenta con la posibilidad de crear modelos de manera sencilla, basándose en la organización de las compañías y mejorando las previsiones en un entorno colaborativo.

Capacidad mejorada de simulación y análisis

La configuración de escenarios hipotéticos “What if” permite a los usuarios crear, comparar y evaluar varios escenarios estratégicos basados en numerosos factores, condiciones, tasas, etcétera. Las funciones de modelado y cálculos dinámicos “break-back” (parada y retroceso) permiten realizar modelos con la información de la compañía y ajustar la estrategia de negocio. También incluye la posibilidad de introducir datos en tiempo real o mediante archivos off -line sincronizados de forma automática.

Los flujos definidos en el sistema permiten confirmar en qué punto se encuentra cada proceso, la información asociada, el responsable asignado y las aprobaciones pertinentes, generando alertas, envíos por correo electrónico, así como la incorporación de comentarios y notas explicativas que agilizan la gestión del presupuesto y su posterior análisis.

Análisis en tiempo real

Puede recopilar automáticamente todos los datos financieros y no financieros que precise para la creación de estados comparativos. En términos de análisis, los usuarios serán capaces de acceder a análisis ad-hoc, a producir automáticamente notas de gestión a través de MS Word y visualizar datos self-service.

Un proceso colaborativo

La solución permite definir áreas de trabajo específicas para cada proceso operativo, recogiendo los datos de todos los usuarios responsables del presupuesto (desde diferentes fuentes y departamentos).

Es posible personalizar el presupuesto utilizando líneas presupuestarias (por ejemplo, pagas y salarios, gastos generales, previsiones de ventas). Los workflows ayudan a monitorizar el progreso del presupuesto y los usuarios también pueden agregar comentarios o notas explicativas.


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Software de gestión financiera – Buenas prácticas y tareas clave en la elaboración de presupuestos

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Talentia

Hay pocos procesos, en la vida corporativa, que generen tanta desidia y conflictos como la elaboración de los presupuestos anuales que, en algunos casos, se tornan irrelevantes o dejan de reflejar la realidad del mercado a la que hacen referencia en cuanto son aprobados.

De hecho, son muy pocos los financieros que disfrutan del proceso mismo de elaboración presupuestaria. Casi nunca parecen equipararse los esfuerzos necesarios para presupuestar con los resultados y beneficios estratégicos obtenidos. No obstante, una correcta elaboración presupuestaria, con una nueva perspectiva, es clave para el éxito de cualquier organización actual.

El apoyo estratégico de una contabilidad financiera renovada

Dentro de la concepción clásica de contabilidad —un área asociada a tareas grises, con escaso efecto real en la vida empresarial —, el presupuesto se ha concebido como una herramienta útil sólo para altos ejecutivos, pues les permita dirigir y controlar la organización desde una sede central. Esto no ha hecho más que afianzar la — falsa — idea de que el presupuesto estaba, en parte, desvinculado de la marcha real de la empresa o de las condiciones tangibles del mercado, en un momento determinado. Además, este concepto erróneo de la contabilidad financiera y el presupuesto ha acrecentado su «mala prensa» en el resto de departamentos y favorecido los conflictos entre las áreas directivas y financieras.

Buenas prácticas con los presupuestos

Un experto del sector como David Geere, de Deloitte Analytics, asegura que “el presupuesto debe confirmar y contribuir en la dirección estratégica de la organización”.

Para que esto sea así conviene llevar a cabo una serie de buenas prácticas en la elaboración del presupuesto anual.

La primera y una de las principales es la comunicación. Resulta más efectivo cuando el equipo directivo comunica a todo el equipo de trabajo objetivos y ratios financieros y de procedimiento claros y realistas, más allá de negociaciones y enfrentamientos interdepartamentales o distribución de formularios para rellenar.

Por otro lado, el presupuesto debe ser realista y estar estrechamente vinculado, tanto a las condiciones reales del mercado como a las líneas estratégicas de la empresa. También es importante que se disminuyan los ciclos de tiempo necesarios para la elaboración de un presupuesto «mejorado» con esta nueva perspectiva transformadora, aumentando su eficiencia y disminuyendo las fricciones derivadas del proceso, haciendo partícipe del presupuesto a toda la organización, de manera integral.

Algo más que ratios financieros

No obstante, el presupuesto es una herramienta clave para el desarrollo de la empresa y la consecución de sus objetivos, tanto financieros como corporativos. Una concepción más amplia y adaptada a la realidad actual del concepto de presupuesto permite la evolución de esta herramienta, de un ejercicio altamente politizado, basado en el rellenado de formularios y hojas de cálculo a una herramienta transformadora de primer orden que permita la evolución y el crecimiento empresarial, acorde a las necesidades actuales de los mercados y las dinámicas de trabajo.

El software de gestión financiera y una nueva perspectiva del presupuesto

Para llevar a buen puerto esta nueva perspectiva de los presupuestos anuales, es necesario contar con las herramientas apropiadas, comprometidas con esta filosofía de trabajo y consciente de todo el potencial transformador que implica.

Un software de gestión financiera permite un mejor consumo, flujo y manejo de datos, la validación permanente del flujo de trabajo, la recolección de información de calidad y elaboración de informes útiles y exentos de fallos y la mejora ostensible del trabajo en equipo, alineado con una estrategia corporativa determinada.


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