¿Cómo conseguir que las reuniones de trabajo sean útiles?

, , , , , ,

A menudo las empresas y los equipos de trabajo, independientemente de su tamaño, pecan de sobrecargar la agenda con reuniones que, en la mayoría de las ocasiones, terminan sin haber resuelto las cuestiones para las que se habían convocado. Al finalizar muchas de ellas, convocantes y convocados se van con una sensación no muy positiva: la de haber perdido el tiempo.

¿Cómo conseguir que las reuniones de trabajo sean útiles?

¿Cómo conseguir que las reuniones de trabajo sean útiles?

Para evitarlo, es fundamental que tanto los convocantes como los participantes sigan una serie de reglas o claves para conseguir salir de la reunión habiendo avanzado, en mayor o menor medida, en los objetivos y proyectos que la habían motivado. Es decir, habiendo logrado una reunión útil, efectiva, rápida y productiva.

Antes de la reunión:

  • Lo primero que se debe tener claro es si es necesarioconvocar la reunión o no, o si puede resolverse mediante otros canales (conversaciones one to one, email, llamada, plataformas de trabajo, etc.).
  • Si es un tema que requiere de una reunión, hay que determinarquién debe estar y quién no. Invitar a más personas no significa llegar mejor a todos los departamentos o implicados, sino, al contrario, puede diluir mensajes, cruzar y confundir ideas, y no tener claro quién debe encargarse de cada cometido. Tanto en empresas pequeñas como aquellas de mayor tamaño, deberían asistir solo quienes tengan una responsabilidad o liderazgo real en los asuntos que se tratan.
  • Es fundamental tener un orden del día, más o menos formal, que incluya objetivoslo más concretos posibles. De esta forma se limitan las divagaciones y se evita perder el rumbo de la reunión. Lo ideal, además, es circular ese orden del día previamente entre los convocados, para que tengan claro de antemano los temas a tratar y puedan preparar mejor sus intervenciones.
  • Relacionado con el anterior, es muy útil prever el tiempo máximo dedicado a la reunión y a cada uno de los puntos del orden dl día, dejando al final algo de margen por si fuera necesario. A partir de ahí, el convocante puede establecer una hora de inicio y, más importante, de fin de la reunión. La duración ideal oscila entre los 30 minutos y una hora. Para cumplir con estas previsiones, nunca viene mal recordar a los convocados que deben ser puntuales.

Durante la reunión:

  • La reunión debe comenzar a la hora prevista y seguir el ordendel día elaborado previamente. No se debe esperar a los participantes que no lleguen a tiempo, ni modificar el orden de los temas. La reunión debe reflejar la máxima formalidad.
  • A medida que se trata cada uno de los puntos del orden del día, debe haber al menos una persona encargada de anotar las aportaciones de utilidadque van sucediéndose. Durante una reunión surgirán muchas ideas y propuestas; las que deben anotarse son aquellas sobre las que la mayoría de asistentes están de acuerdo y tienen un mayor grado de concreción.
  • Ya sea durante el intercambio de ideas o bien al final de la reunión, es fundamental establecer un responsablepara la consecución de cada una de las propuestas aprobadas en la reunión, y los plazos para llevarlas a cabo. Lo importante es que no quede en el aire ni quién debe hacer cada cosa, ni cuándo, de forma que en una siguiente reunión esta persona pueda aportar información sobre el estado de la misión adjudicada.
  • Nadie debe ser solo un oyente, sino que se debe fomentar la participación. Si alguien no está siendo muy participativo, convendría que quien lidera la reunión formulara preguntas y se asegurara de que todos han aportado su visión. No por mero formalismo o cortesía, sino porque así se consigue una reunión más productiva y con mejor ritmo.
  • Si bien el intercambio de ideas siempre es positivo, la reunión no puede convertirse en una jaula de grillos. Debe quedar claro quién o quiénes son los encargados de tomar las decisiones finalesy valorar si las ideas propuestas por los participantes se van a llevar a cabo o quedarán en simples aportaciones. Es decir, quién determina lo que es trigo de lo que es paja. Es la única forma de avanzar con efectividad.
  • Antes de finalizar la reunión, y acotando claramente el tiempo, es conveniente dejar margen para dudas y preguntas.
  • Finalmente, se repasan las conclusiones, responsables y fechas. Así se eliminan posibles dudas y se reafirma la utilidad de la reunión. Enviar un email a modo de acta a los participantes –incluso a otros miembros de la empresa implicados- puede ser buena idea, preferiblemente en el mismo día.

Software de gestión financiera – Buenas prácticas y tareas clave en la elaboración de presupuestos

, ,

Talentia

Hay pocos procesos, en la vida corporativa, que generen tanta desidia y conflictos como la elaboración de los presupuestos anuales que, en algunos casos, se tornan irrelevantes o dejan de reflejar la realidad del mercado a la que hacen referencia en cuanto son aprobados.

De hecho, son muy pocos los financieros que disfrutan del proceso mismo de elaboración presupuestaria. Casi nunca parecen equipararse los esfuerzos necesarios para presupuestar con los resultados y beneficios estratégicos obtenidos. No obstante, una correcta elaboración presupuestaria, con una nueva perspectiva, es clave para el éxito de cualquier organización actual.

El apoyo estratégico de una contabilidad financiera renovada

Dentro de la concepción clásica de contabilidad —un área asociada a tareas grises, con escaso efecto real en la vida empresarial —, el presupuesto se ha concebido como una herramienta útil sólo para altos ejecutivos, pues les permita dirigir y controlar la organización desde una sede central. Esto no ha hecho más que afianzar la — falsa — idea de que el presupuesto estaba, en parte, desvinculado de la marcha real de la empresa o de las condiciones tangibles del mercado, en un momento determinado. Además, este concepto erróneo de la contabilidad financiera y el presupuesto ha acrecentado su «mala prensa» en el resto de departamentos y favorecido los conflictos entre las áreas directivas y financieras.

Buenas prácticas con los presupuestos

Un experto del sector como David Geere, de Deloitte Analytics, asegura que “el presupuesto debe confirmar y contribuir en la dirección estratégica de la organización”.

Para que esto sea así conviene llevar a cabo una serie de buenas prácticas en la elaboración del presupuesto anual.

La primera y una de las principales es la comunicación. Resulta más efectivo cuando el equipo directivo comunica a todo el equipo de trabajo objetivos y ratios financieros y de procedimiento claros y realistas, más allá de negociaciones y enfrentamientos interdepartamentales o distribución de formularios para rellenar.

Por otro lado, el presupuesto debe ser realista y estar estrechamente vinculado, tanto a las condiciones reales del mercado como a las líneas estratégicas de la empresa. También es importante que se disminuyan los ciclos de tiempo necesarios para la elaboración de un presupuesto «mejorado» con esta nueva perspectiva transformadora, aumentando su eficiencia y disminuyendo las fricciones derivadas del proceso, haciendo partícipe del presupuesto a toda la organización, de manera integral.

Algo más que ratios financieros

No obstante, el presupuesto es una herramienta clave para el desarrollo de la empresa y la consecución de sus objetivos, tanto financieros como corporativos. Una concepción más amplia y adaptada a la realidad actual del concepto de presupuesto permite la evolución de esta herramienta, de un ejercicio altamente politizado, basado en el rellenado de formularios y hojas de cálculo a una herramienta transformadora de primer orden que permita la evolución y el crecimiento empresarial, acorde a las necesidades actuales de los mercados y las dinámicas de trabajo.

El software de gestión financiera y una nueva perspectiva del presupuesto

Para llevar a buen puerto esta nueva perspectiva de los presupuestos anuales, es necesario contar con las herramientas apropiadas, comprometidas con esta filosofía de trabajo y consciente de todo el potencial transformador que implica.

Un software de gestión financiera permite un mejor consumo, flujo y manejo de datos, la validación permanente del flujo de trabajo, la recolección de información de calidad y elaboración de informes útiles y exentos de fallos y la mejora ostensible del trabajo en equipo, alineado con una estrategia corporativa determinada.


Si desea más información sobre este tema te invitamos a descargarte la Guía Práctica “El proceso de elaboración del presupuesto: retos y buenas prácticas”. Haz clic aquí.